Política de PBC/FT y Procedimientos Internos

Objetivo y alcance

Esta política establece las directrices, los controles y los procedimientos internos adoptados por XIP para prevenir y reprimir la utilización de su plataforma para el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (PBC/FT/FPADM).

Se aplica a:

• todos los socios, administradores, empleados, pasantes y prestadores de servicios de XIP, sin excepción de nivel jerárquico;
• todas las operaciones intermediadas por la plataforma, especialmente las de conversión entre moneda nacional y criptoactivos;
• toda relación con usuarios, socios comerciales, proveedores y prestadores de servicios.

La observancia de esta política es condición del vínculo con XIP. Su incumplimiento sujeta al infractor a las medidas disciplinarias y contractuales que correspondan, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales previstas en la ley.

Marco legal de referencia

Modelo operativo y división de responsabilidades

La comprensión correcta del modelo operativo de XIP es esencial para situar los controles descritos en esta política.

Qué es XIP

XIP es un proveedor de tecnología que ofrece: (i) una billetera de criptoactivos no custodial, en la que las claves privadas se generan y permanecen en el dispositivo del usuario; y (ii) una interfaz que permite al usuario contratar operaciones de conversión entre moneda nacional y criptoactivos.

De ello se deriva que XIP:

• no mantiene la custodia de los criptoactivos de los usuarios y no tiene capacidad técnica de movilizarlos, bloquearlos ni congelarlos;
• no mantiene cuentas de pago ni saldos en moneda nacional a nombre de los usuarios;
• no realiza la liquidación financiera de las operaciones en moneda nacional.

El papel del prestador contratado

La liquidación de las operaciones en moneda nacional y la verificación de identidad de los usuarios son ejecutadas por una institución autorizada para operar y sujeta a la regulación y supervisión competentes, contratada por XIP y denominada en esta política prestador contratado. Corresponden al prestador contratado, en su calidad de institución regulada:

• el análisis de los documentos de identificación y la decisión sobre la verificación de identidad;
• la custodia de los documentos de identificación por los plazos legales;
• la consulta a listas restrictivas y de sanciones y la identificación de personas expuestas políticamente (PEP);
• la monitorización de las operaciones liquidadas y el análisis de alertas;
• la comunicación de operaciones sospechosas y los demás reportes a las autoridades competentes;
• el cumplimiento de órdenes de inmovilización de activos y de bloqueo.

Esta división se formaliza en un contrato, que establece obligaciones de cumplimiento, confidencialidad, seguridad de la información y cooperación, y asegura a XIP el derecho de exigir la comprobación del cumplimiento de los deberes regulatorios del prestador.

Los deberes propios de XIP

La externalización de la ejecución no transfiere la responsabilidad de XIP por la integridad de su plataforma. Son deberes propios, ejercidos directamente y descritos a lo largo de esta política:

• recoger los datos y documentos de identificación exigidos y transmitirlos íntegros al prestador contratado;
• impedir técnicamente cualquier operación por parte de un usuario cuyo registro no esté verificado y habilitado;
• mantener un registro completo, íntegro y auditable de registros de usuario, operaciones y eventos;
• no crear, ofrecer ni tolerar ningún mecanismo que eluda, debilite o disimule los controles del prestador contratado;
• remitir al prestador contratado y a las autoridades, según el caso, los indicios de irregularidad de los que llegue a tomar conocimiento;
• atender los requerimientos de las autoridades competentes de forma oportuna;
• seleccionar y reevaluar periódicamente al prestador contratado en cuanto a su idoneidad y cumplimiento regulatorio.

Gobernanza y responsabilidades

El Responsable de Compliance y PBC/FT tiene acceso directo a la Administración y autoridad para determinar la suspensión de registros y la interrupción de operaciones, sin necesidad de aprobación de las áreas comerciales.

Enfoque basado en riesgo

Los controles se calibran según el riesgo identificado, de modo que las situaciones de mayor exposición reciban una diligencia proporcionalmente más intensa.

Factores de riesgo considerados

Clasificación y efecto

La evaluación interna de riesgo de la actividad se revisa como mínimo anualmente y siempre que se produzca un cambio relevante de producto, canal, tecnología, prestador o marco regulatorio.

Identificación y cualificación del usuario

No se admite ninguna relación anónima. Todo usuario que pretenda realizar operaciones en moneda nacional es identificado y su identidad se verifica antes de la habilitación.

Los datos y documentos exigidos, el flujo de verificación, los estados del registro y los criterios de diligencia reforzada están detallados en las Políticas y Procedimientos de KYC y EDD, que integran esta política a todos los efectos.

En síntesis, se exige: nombre completo, CPF (el número de identificación fiscal de las personas físicas en Brasil), dirección de correo electrónico confirmada, número de teléfono, documento de identificación oficial con fotografía (RG o CNH) e imagen facial para prueba de vida, cuya función es vincular a la persona física con el documento presentado y mitigar el riesgo de fraude de identidad en el canal no presencial.

Prohibición de operar sin registro habilitado

Este es el control central del programa y el de mayores consecuencias en la práctica.

El sistema condiciona toda operación de entrada (on-ramp) o de salida (off-ramp) en moneda nacional a la verificación acumulativa de dos condiciones en el registro del usuario:

Características de este control:

• se aplica en el servidor, en la capa de servicio, antes de cualquier llamada al prestador contratado o generación de cotización;
• es idéntico para entradas y salidas, sin excepción por importe, por canal, por antigüedad de la cuenta ni por decisión comercial;
• no es eludible por la aplicación: aun si la interfaz se modifica o si las solicitudes se construyen manualmente, el rechazo se produce en el servidor;
• la suspensión o el bloqueo del registro tiene efecto inmediato sobre nuevas operaciones, sin necesidad de intervención adicional.

La evidencia técnica de este bloqueo está documentada en Evidencia de Registros de KYC.

Screening de listas restrictivas y de sanciones, y de personas expuestas políticamente

La consulta a listas restrictivas y de sanciones y el encuadre de personas expuestas políticamente son ejecutados por el prestador contratado, como parte del proceso de verificación de identidad que precede a la habilitación del registro, y son exigidos contractualmente por XIP. Comprenden, como mínimo:

• listas de sanciones derivadas de resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, cuya observancia es obligatoria en el territorio nacional en los términos de la Ley n.º 13.810/2019;
• listas de sanciones internacionales aplicables a la operación;
• listas nacionales de restricción y de impedimento;
• encuadre como persona expuesta políticamente, sus representantes, familiares y colaboradores cercanos.

El resultado del screening es determinante para la habilitación: el registro no se aprueba cuando existe una coincidencia confirmada en una lista restrictiva o de sanciones. XIP recibe y registra la decisión y el motivo del rechazo, y el bloqueo descrito en la sección anterior impide cualquier operación.

Identificada una coincidencia en una lista de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, se aplica el régimen de inmovilización inmediata previsto en la Ley n.º 13.810/2019, ejecutado por el prestador contratado respecto de los activos bajo su custodia. XIP suspende de inmediato el registro en la plataforma y presta la cooperación que le sea requerida. Cabe consignar que, por el modelo no custodial, XIP no ostenta poder técnico para inmovilizar criptoactivos mantenidos en la billetera del usuario.

El encuadre como persona expuesta políticamente no impide la relación, pero la clasifica automáticamente como de riesgo alto, sujetándola a la diligencia reforzada y a la aprobación por instancia superior.

Monitorización de operaciones

La monitorización de las operaciones liquidadas en moneda nacional, con generación y análisis de alertas, es ejecutada por el prestador contratado, que dispone de la visión completa del flujo financiero y de la competencia regulatoria correspondiente, y es exigida contractualmente por XIP.

En su propio ámbito, XIP mantiene los controles que siguen, que sustentan la monitorización y permiten la reconstitución de cualquier operación:

• registro íntegro y completo de toda operación contratada, con identificación del usuario, importes, activo, dirección de destino, situación y marcas temporales;
• traza de auditoría de las notificaciones recibidas del prestador contratado, con fecha de recepción, fecha de procesamiento y eventual error de procesamiento, preservada incluso cuando el procesamiento falla;
• identificadores únicos por operación y restricciones de unicidad en la base de datos, que hacen imposible registrar la misma operación en duplicidad o disociarla del usuario;
• limitación de tráfico por origen y por cuenta en los endpoints de cotización y de operación, que restringe automatizaciones abusivas;
• vínculo obligatorio e inmutable entre cada operación y la cuenta del usuario, con una restricción que impide la eliminación del usuario sin preservar sus registros financieros.

Los indicios de irregularidad identificados por cualquier medio — incluidos el área de atención, el análisis de registros o la comunicación de un tercero — se remiten al Responsable de Compliance y PBC/FT, quien los analiza, los documenta y decide sobre su remisión al prestador contratado y a las autoridades competentes.

Situaciones que exigen análisis

Son ejemplos, no exhaustivos, de situaciones que dan lugar a análisis por parte del Responsable de Compliance:

• fraccionamiento de operaciones en importes justo por debajo de los límites, con aparente propósito de evitar controles;
• secuencia de entrada y salida en un intervalo corto, sin finalidad económica aparente;
• operaciones incompatibles con la capacidad financiera o la actividad declarada por el usuario;
• intentos reiterados de verificación con documentos de terceros o con señales de adulteración;
• múltiples registros asociados al mismo dispositivo, dirección de origen o medio de contacto;
• resistencia injustificada a prestar la información o la documentación solicitada;
• dirección de billetera de destino asociada a actividad ilícita o a un servicio de mezcla de activos;
• alegación de actuación en nombre de un tercero sin un instrumento que la legitime.

Registro y trazabilidad

Todo registro de usuario, operación y evento relevante se consigna en una base de datos relacional con controles de integridad. Los registros permiten responder, para cualquier operación, quién operó, cuándo, cuánto, en qué activo, hacia qué destino y cuál fue el resultado.

Las notificaciones recibidas del prestador contratado solo se aceptan tras la verificación de la firma criptográfica HMAC-SHA256 sobre el cuerpo en bruto del mensaje. Las notificaciones sin firma válida se rechazan, y el sistema no admite ningún modo de elusión que acepte un mensaje no firmado. Este control impide la inserción de eventos financieros falsos por parte de un tercero.

Comunicación a las autoridades

La comunicación de operaciones sospechosas y los demás reportes regulatorios relativos a las operaciones liquidadas competen al prestador contratado, institución autorizada y sujeta a esos deberes.

XIP, por su parte:

• remite al prestador contratado, de forma oportuna y por escrito, todo indicio de irregularidad del que tome conocimiento, con la documentación de soporte;
• comunica directamente a las autoridades competentes cuando la ley le imponga ese deber o cuando los hechos exijan una providencia inmediata;
• atiende los requerimientos de las autoridades competentes, facilitando los registros solicitados en los límites y en la forma del requerimiento;
• preserva los registros relacionados con comunicaciones y requerimientos por un plazo no inferior al legal, aun cuando sea superior al plazo ordinario de retención.

Rechazo, suspensión y terminación de la relación

XIP rechaza el inicio o determina la terminación de la relación, y el prestador contratado suspende o bloquea el registro, en los siguientes supuestos:

La terminación de la relación no implica la eliminación de los registros: estos se conservan por los plazos legales, conforme a la sección siguiente, y permanecen disponibles para las autoridades competentes.

Como consecuencia del modelo no custodial, la terminación de la relación no afecta el acceso del usuario a los criptoactivos en su propia billetera, que permanecen bajo su control exclusivo.

Conservación de registros

Los registros de identificación de usuarios y de operaciones se conservan por un plazo mínimo de 5 (cinco) años contados, respectivamente, desde la terminación de la relación y desde la conclusión de cada operación, plazo prorrogable por determinación de autoridad competente.

Durante el período de conservación, los registros se mantienen íntegros en cuanto al contenido original y prontamente recuperables. Los controles de la base de datos impiden la eliminación de registros financieros vinculados a cuentas cerradas.

La custodia de los documentos de identificación — imágenes del documento e imagen facial — es responsabilidad del prestador contratado, que los mantiene en su poder. Como se describe en la Política de Protección de Datos y Privacidad, XIP no almacena dichas imágenes: se transmiten en memoria y se remiten al prestador, sin persistencia.

Formación y cultura de cumplimiento

• Incorporación: toda persona que se incorpora a XIP recibe formación sobre esta política antes de acceder a sistemas que traten datos de usuarios o de operaciones, y formaliza su toma de conocimiento.
• Reciclaje anual: formación periódica sobre tipologías de blanqueo de capitales aplicables a activos virtuales, señales de alerta, deberes de comunicación y deber de sigilo.
• Formación dirigida: contenido específico para las funciones de atención y de tecnología, cuyas decisiones cotidianas afectan directamente la efectividad de los controles.
• Registro: las formaciones se registran, con identificación de participantes, contenido y fecha, y el registro se conserva a efectos de comprobación.
• Actualización extraordinaria: se realiza siempre que exista una alteración relevante en esta política, en el marco regulatorio o en el modelo operativo.

Evaluación de efectividad

La efectividad del programa se evalúa, como mínimo, anualmente, mediante:

• reexamen de la evaluación interna de riesgo;
• prueba de los controles técnicos, con verificación de que la prohibición de operar sin registro habilitado permanece íntegra y no eludible;
• verificación de la completitud, de la integridad y de la recuperabilidad de los registros conservados;
• revisión del cumplimiento y de la idoneidad del prestador contratado, con exigencia de comprobación del cumplimiento de sus deberes regulatorios;
• análisis de las incidencias, de las remisiones y de los requerimientos de autoridades del período;
• verificación de la ejecución del plan de formación.

La evaluación se documenta en un informe presentado a la Administración, con identificación de deficiencias, medidas correctivas, responsables y plazos. El seguimiento de las medidas es responsabilidad del Responsable de Compliance y PBC/FT.

Canal de denuncias

Las sospechas de incumplimiento de esta política, de irregularidad o de ilícito pueden comunicarse a compliance@xip.cash, incluso de forma anónima.

XIP asegura:

• tratamiento confidencial de la comunicación y de la identidad del comunicante, cuando esté identificado;
• prohibición absoluta de represalias contra quien comunique de buena fe, aun cuando la sospecha no se confirme;
• análisis de toda comunicación recibida por el Responsable de Compliance y PBC/FT, con registro de la investigación y de la conclusión.

Prohibiciones absolutas

Está prohibido, sin excepción e independientemente de cualquier autorización jerárquica:

• iniciar o mantener una relación anónima, con nombre ficticio o bajo una identidad no verificada;
• habilitar operaciones en moneda nacional para un usuario cuyo registro no esté aprobado y activo;
• implantar, ofrecer o tolerar un mecanismo que eluda, deshabilite o disimule los controles de habilitación y de verificación;
• orientar a un usuario a fraccionar operaciones, a omitir información o a presentar documentación de tercero;
• aceptar una operación por cuenta de tercero no declarado y no documentado;
• poner en conocimiento de un usuario o de un tercero una comunicación de operación sospechosa o un requerimiento bajo sigilo;
• alterar, suprimir o disimular cualquier registro de usuario, de operación o de evento;
• mantener una relación con una persona incluida en una lista de sanciones de las Naciones Unidas.

Vigencia y revisión

Esta política entra en vigor en la fecha indicada en el encabezado y rige por plazo indeterminado. Se revisa, como mínimo, anualmente, y de forma extraordinaria siempre que se produzca:

• alteración de la legislación o de la regulación aplicable;
• cambio relevante de producto, canal, tecnología o modelo operativo;
• sustitución o alteración relevante del prestador contratado;
• identificación de una deficiencia en la evaluación de efectividad;
• recomendación de autoridad competente o de auditoría.

La versión vigente es siempre la publicada en esta página. Las versiones anteriores se archivan internamente a efectos de comprobación histórica.

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